Vanuit een map
Laat documenten periodiek importeren uit een ingerichte netwerkmap of bestandslocatie. Geschikt voor scanners en bestaande documentstromen die bestanden in een map afleveren.
🚚
Eigen software
TransDocs
Van binnenkomend document tot verwerkte rit
TransDocs scanapp voor transport
Van upload door chauffeur of buitendienst tot een gecontroleerd document in uw TMS. TransDocs brengt CMR's, pakbonnen, weegbonnen en vrachtfacturen uit verschillende bronnen samen, leest ze uit met OCR en AI en helpt de backoffice met herkennen, controleren en koppelen. Vanuit map, e-mail of upload, met inzicht in uw AI-budget en koppelingen op maat.
Direct vanuit de buitendienst
Chauffeurs en medewerkers leveren documenten aan via upload. De backoffice hoeft niet te wachten op de papieren map.
AI helpt, uw team houdt controle
Herkenning en veldextractie met OCR en AI. Onzekere of onvolledige matches gaan naar review, in plaats van ongezien door.
Uitgebreide kennis van TMS-systemen
We kennen de transportprocessen achter de software. Uw ritreferenties, documentstromen en administratie zijn het uitgangspunt voor de maatwerkkoppeling.
Van buitendienst naar backoffice
Een documentproces, van aanleveren tot archiveren
Aanleveren
De chauffeur of buitendienst uploadt een foto of scan van de CMR, pakbon of weegbon. Documenten uit een map of mailbox komen via de ingerichte import binnen.
Herkennen met AI
OCR en AI bepalen het documenttype en halen relevante velden uit het document, zoals ritreferenties, datums en gewichten. Betrouwbaarheidsscores helpen bij de beoordeling.
Controleren in de backoffice
De backoffice ziet de verwerkingsstatus en review-wachtrij. Medewerkers controleren onzekere gegevens, corrigeren herkenning en beoordelen ontbrekende of gedeeltelijke koppelingen.
Koppelen aan de juiste rit
Matchingregels verbinden het document met een rit of order in uw bronsysteem. Waar automatisch koppelen niet lukt, kan uw medewerker de koppeling beoordelen en handmatig leggen.
Exporteren & terugvinden
Documenten en afgesproken gegevens gaan naar uw TMS, bestandslocatie of andere administratie. Het doorzoekbare archief helpt bij klantvragen, dossiercontrole en factuuronderbouwing.
AI-herkenning is niet foutloos. Controlecriteria, matchingregels en de overgang naar export richten we in op uw documenten en proces; onzekere resultaten vragen beoordeling door uw team.
Documenten uit verschillende bronnen
Map, mail of upload: elke bron een duidelijke route
Documenten komen niet allemaal op dezelfde manier binnen. TransDocs brengt bestanden uit mappen, e-mails en directe uploads samen in een documentproces. Per bron richten we in welke documenten worden opgehaald, hoe vaak dat gebeurt en hoe ze worden herkend, gecontroleerd en gekoppeld.
Vanuit e-mail
Verwerk documenten uit een afgesproken mailbox, bijvoorbeeld aanleveringen van klanten, vervoerders of chauffeurs. Toegang, selectie van berichten en verwerking van bijlagen stemmen we vooraf af.
Via upload
Chauffeurs, buitendienst en backoffice leveren foto's, scans of documentbestanden direct aan. Ook een losse aanlevering volgt daarna de ingerichte herkennings-, review- en koppelregels.
Voorbeeld: CMR's uit de chauffeursupload worden herkend en op ritreferentie gematcht. Vrachtfacturen uit de mailbox volgen hun eigen documentdefinitie en reviewregels. De uiteindelijke route en koppeling worden op maat ingericht.
AI & budgetbeheer
Slim verwerken, met zicht op het verbruik
OCR en AI combineren
Tekstherkenning vormt de basis; AI helpt bij complexere documenten en het uitlezen van relevante informatie. Herkenningsregels per documenttype houden de verwerking gericht op wat uw backoffice nodig heeft.
Kosten per document en gebruiker
Bekijk waar AI-verbruik ontstaat en wat verwerking kost. Dashboard en monitoring brengen verwerkingsstatus, reviewwerk en AI-kosten samen, zodat u volume en verbruik kunt volgen.
Credits en budgetwaarschuwingen
Een creditsaldo en waarschuwingen bij een laag budget maken verbruik zichtbaar. Gewenste budgetgrenzen en wat er moet gebeuren bij budgetuitputting bespreken we bij de inrichting; een waarschuwing is niet hetzelfde als een harde kostenlimiet.
TMS-koppeling op maat
Uitgebreide TMS-kennis, vertaald naar uw documentproces
Bultsma Automatisering beschikt over uitgebreide kennis van TMS-systemen en transportprocessen. We kijken verder dan een bestand overzetten: welke rit of order hoort bij het document, welke gegevens zijn nodig en wanneer mag de backoffice het dossier als compleet beschouwen?
Matching op uw referenties
We stemmen rit- en orderreferenties, verplichte velden en matchingstrategie af op uw TMS. Ontbrekende of niet-eenduidige matches blijven zichtbaar voor beoordeling.
Techniek passend bij uw systeem
Een API-koppeling of bestandsuitwisseling: we onderzoeken wat uw systeem ondersteunt. Documenten, metadata, exportstructuur en synchronisatie worden op maat afgestemd, eventueel met uw TMS-leverancier.
Van ontwerp tot nazorg
We leggen gegevensmapping, rechten en foutafhandeling vooraf vast en testen met representatieve documenten. Daarna begeleiden we de livegang en het gebruik door buitendienst en backoffice.
Een koppeling is maatwerk, geen garantie op standaardondersteuning voor ieder TMS. De mogelijkheden hangen af van beschikbare interfaces, rechten en afspraken met uw leverancier. Inrichting, AI-verbruik, kosten en scope bespreken we vooraf.
Bespreek uw TMS en documentstromenVoorbeeldweergave van het documentenoverzicht — geen daadwerkelijke schermafbeelding.
Modules
Alles wat nodig is om een document tot een verwerkte rit te maken
Elke module is los te gebruiken, maar de kracht zit in de combinatie: een binnenkomend document wordt herkend, verrijkt, gekoppeld en geëxporteerd, zonder handmatig overtypen.
📄
Documenten uit verschillende bronnen
Bestanden uit mappen, e-mails en uploads samenbrengen. Per bron passende ophaalmomenten en regels voor herkenning, controle en koppeling.
⚖️
Documenttypen & matching
Per documenttype eigen herkenningsregels en matchingstrategie, met verrijkingsvelden die automatisch bij de rit worden opgeslagen.
🔗
Koppelingen & export
Automatische en handmatige koppelingen naar externe systemen, met periodieke export naar bestandslocatie, e-mail of TMS.
📊
Backoffice, review & monitoring
Configureerbaar overzicht van verwerkingsstatus, review-wachtrij en AI-kosten, live bijgewerkt.
🤖
AI-budget & credits
Inzicht in AI-kosten per document en per gebruiker, met een creditsaldo en waarschuwing bij een laag budget.
🔐
Gebruikers & rechten
Rolgebaseerde toegang en documentzichtbaarheid, tot op het niveau van individuele documenten.
Waarom maatwerk
Gebouwd rond uw documentstromen, niet andersom
Standaard scan-software herkent generieke velden. Dit platform is afgestemd op uw documenttypen, uw matchingregels en uw bronsystemen.
Twee OCR/AI-engines
Snelle, kosteloze tekstherkenning als basis, met AI erbovenop voor complexere of minder duidelijke documenten.
Automatische statusbepaling
De verwerkingsstatus van een document wordt automatisch berekend op basis van de volledigheid van de koppeling — geen handmatig afvinken.
AI-ondersteuning waar het waarde toevoegt
Extra toelichting bij een document, of automatisch zoeken naar inhoudelijk gerelateerde documenten.
Meerdere aanleverkanalen
Documenten binnenhalen via handmatige upload, een netwerkmap, WhatsApp of e-mail, met automatische periodieke import.
Van document naar bronsysteem
Gekoppelde documenten automatisch exporteren naar een bestandslocatie, e-mail of TMS — ingericht op uw structuur.
Uw huisstijl, uw indeling
Thema, kleuren en dashboardindeling per gebruiker aanpasbaar, zodat het platform aansluit bij hoe uw team werkt.
Onze aanpak
Van huidige documentstroom naar werkend platform
Elk traject volgt dezelfde stappen, van eerste gesprek tot een platform dat dagelijks documenten verwerkt.
01
Intake & analyse
Huidige documentstromen, bronsystemen en documenttypen in kaart brengen.
02
Functioneel & technisch ontwerp
Documenttypen, matchingregels en koppelingen vastleggen voordat er gebouwd wordt.
03
Bouw
Ontwikkeling van de modules, met tussentijdse afstemming.
04
Testen & migratie
Functionele tests en gecontroleerde overzet van bestaande documenten en koppelingen.
05
Livegang & nazorg
Begeleide livegang, gebruikershandleiding en doorlopende ondersteuning.
Herkenbaar? Laten we uw documentstroom bekijken.
Van upload door de chauffeur tot verwerking in uw TMS. Samen bespreken we aanlevering, AI-budget, backoffice en koppelingen.